Privacy bij Modalyx Recruitment Test

Wie is verantwoordelijk?

Voor deze proef is Yari Vanroose, handelend onder de naam Modalyx, gevestigd in Izegem (België), verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Privacycontact: yari@modalyx.be

Modalyx is nog niet ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Zodra dat gebeurt, vermelden we hier het ondernemingsnummer en passen we de datum bovenaan aan.

Welke gegevens gebruiken we?

Wanneer je deelneemt, kunnen we deze gegevens verwerken:

• je WhatsApp-nummer en profielnaam
• de testberichten die je stuurt en je antwoorden op intakevragen
• de gekozen testvacature of het gekozen testsalon
• tijdstippen en technische berichtstatussen (verzonden, afgeleverd, gelezen)

Bij een afzonderlijk afgesproken agendaproef gebruiken we ook de naam, het e-mailadres en de afspraakgegevens die je daarvoor opgeeft.

Ook bij een fictieve sollicitatie is je echte telefoonnummer een persoonsgegeven. Gebruik daarom fictieve werkervaring en antwoorden waar dat kan. Stuur geen identiteitsdocumenten, gezondheidsinformatie, bankgegevens of andere gevoelige informatie. We vragen die niet voor deze proef.

Waarom en op welke basis?

We gebruiken de testgegevens om te controleren of de software werkt zoals bedoeld: of berichten aankomen, bij het juiste testsalon terechtkomen en beantwoord worden, of een mens het gesprek kan overnemen en, bij een agendaproef, of afspraken correct worden verwerkt.

Je neemt deel op basis van je voorafgaande, vrijwillige toestemming. Je kunt die op elk moment intrekken door te mailen naar yari@modalyx.be. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór je intrekking.

Je bent niet verplicht om deel te nemen. Zonder de benodigde testgegevens kunnen we jouw persoonlijke test alleen niet uitvoeren.

Wie kan de gegevens zien?

Alleen de personen die deze proef uitvoeren of technisch ondersteunen krijgen toegang, en alleen voor dat doel. We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor marketing.

Voor de technische onderdelen gebruiken we deze diensten. Elke dienst ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn voor het onderdeel waarvoor we hem gebruiken:

• WhatsApp / Meta — verzenden en ontvangen van berichten
• Cloudflare — de webapp en de verwerking van berichten
• Supabase — database en accounttoegang
• Resend — accountmails
• Cal.com — afspraken, alleen wanneer een agendaproef wordt geactiveerd

WhatsApp verwerkt daarnaast gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Daar hebben wij geen zeggenschap over.

Enkele van deze leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten of werken met onderaannemers buiten de Europese Economische Ruimte. Je gegevens kunnen daardoor ook buiten de EER verwerkt worden. Voor zulke doorgifte steunen deze leveranciers op het EU-VS Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je meer informatie of een kopie van die waarborgen, mail dan naar yari@modalyx.be.

Hoelang bewaren we gegevens?

We verwijderen testberichten en de bijbehorende persoonsgegevens uiterlijk 30 dagen na het einde van de proef. Het einde van de proef melden we aan de deelnemers. Vraag je eerder om verwijdering, dan gebeurt dat eerder (zie Gegevens laten verwijderen).

We maken geen back-ups van de testdatabase. De gebruikte diensten houden zelf beperkte technische logs bij (zoals tijdstippen en foutmeldingen), die ze volgens hun eigen standaardcyclus overschrijven. Wij bewaren daar geen eigen kopie van.

We gebruiken deze testgegevens nooit als echte sollicitatie en nemen ze niet op in een talentenpool.

Automatisering en contact met een mens

De bot volgt vooraf ingestelde intakevragen en regels. Hij neemt geen zelfstandig aanwervingsbesluit en wijst je niet automatisch af op basis van AI. Een persoon beslist over eventuele vervolgstappen.

• Stuur MENS om het gesprek door een persoon te laten overnemen.
• Stuur STOP om verdere automatische WhatsApp-opvolging te stoppen.

STOP wist je opgeslagen gegevens niet automatisch. Daarvoor volg je de stappen hieronder.

Gegevens laten verwijderen

Je kunt op elk moment vragen om je gegevens uit deze proef te laten verwijderen. We handelen dat persoonlijk en manueel af.

1. Mail naar yari@modalyx.be met als onderwerp “Verwijderen gegevens Modalyx Recruitment Test”.
2. Vermeld het WhatsApp-nummer waarmee je deelnam. Deed je mee aan een agendaproef, vermeld dan ook het e-mailadres dat je daar gebruikte.
3. Stuur geen kopie van je identiteitskaart, geen wachtwoorden en geen toegangscodes. Die hebben we niet nodig.

We verwijderen je gegevens uit onze database en bevestigen dat per mail, uiterlijk binnen één maand. Berichten op je eigen toestel en gegevens die WhatsApp zelf bewaart vallen buiten onze controle.

Jouw rechten

Je kunt onder de toepasselijke voorwaarden inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens vragen en, waar van toepassing, bezwaar maken. Mail daarvoor naar yari@modalyx.be. Stuur niet spontaan een kopie van je identiteitskaart mee.

We antwoorden normaal binnen één maand. Hebben we meer tijd nodig, wat de wet in bepaalde gevallen toelaat, dan laten we je dat binnen die maand weten.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.